İş emri formu ne işe yarar?
Kâğıda yazılan "triger seti + su pompası" notu, iş bittiğinde kimin yaptığını, hangi parçanın takıldığını ve müşteriye kaça söz verildiğini anlatmaz. İş emri bu boşluğu kapatır: müşteri neyi onayladı, atölyede kim ne yaptı, faturaya ne yansıyacak — hepsi tek kayıtta durur.
Aynı araç aylar sonra yeniden geldiğinde iş emri, aracın servis geçmişi olur. "Geçen sefer balataları değiştirmiştik" bilgisi kâğıt yığınında değil, plakanın altında bulunur.
Formda olması gereken alanlar
| Bölüm | Alanlar | Neden önemli? |
|---|---|---|
| Başlık | İş emri no, açılış tarihi-saati, tahmini teslim | Takip ve sıralama; "ne zaman hazır?" sorusunun cevabı |
| Müşteri | Ad soyad / firma, telefon, vergi no (fatura için) | Haber vermek ve doğru faturayı kesmek |
| Araç | Plaka, marka, model, yıl, şasi no, kilometre | Doğru parça, garanti ve geçmiş takibi |
| Şikâyet | Müşterinin kendi cümlesiyle talep | Sonradan "ben bunu demedim" tartışmasını önler |
| Tespit | Ustanın arıza tespiti, gerekirse arıza kodu | Ek iş çıkarsa müşteriye gerekçeli onay sorulur |
| Parçalar | Parça kodu/adı, adet, birim fiyat | Stok düşümü ve doğru tutar |
| İşçilik | Yapılan iş, süre veya sabit ücret, usta | Unutulan işçilik = kaybedilen kazanç |
| Kapanış | Ara toplam, KDV, indirim, genel toplam, ödeme | Faturaya ve tahsilata hatasız geçiş |
| Onay | Müşteri onayı / imza, teslim tarihi | Ek işlerde ve teslimde güvence |
Örnek: dolu bir iş emri nasıl görünür?
- İş emri no: 2026-0142 · Açılış: 04.10.2026 09:20 · Tahmini teslim: 04.10.2026 17:00
- Müşteri: Ahmet Yılmaz · 05xx xxx xx xx
- Araç: 34 ABC 123 · Örnek marka/model · 2017 · 148.300 km
- Şikâyet: "Frenlerde ses var, direksiyon titriyor."
- Tespit: Ön balata bitmiş, ön diskler sınırın altında.
- Parça: Ön balata takımı ×1 · Ön disk ×2 · Fren hidroliği ×1 lt
- İşçilik: Ön fren balata-disk değişimi · Fren hidroliği yenileme
- Onay: Müşteri telefonla onay verdi (10:05) · Teslimde imza alındı
İpucu: Şikâyeti müşterinin kendi cümlesiyle yazın; tespit ayrı satırda dursun. Ek iş çıkarsa onu da ayrı satıra, onay saatiyle ekleyin.
Kâğıt formda en sık yapılan hatalar
- Kilometrenin yazılmaması — bir sonraki bakımı hatırlatmak imkânsızlaşır.
- Ek işlerin sözlü onaylanıp forma yazılmaması — teslimde tutar tartışması çıkar.
- Parça adının yazılıp adetinin/fiyatının yazılmaması — stok ve kâr hesabı bozulur.
- İşçiliğin "genel" diye tek satıra yazılması — hangi işin ne kazandırdığı görünmez.
- Formun faturaya elle yeniden yazılması — kalem atlanır, KDV yanlış hesaplanır.
Kâğıttan dijital iş emrine nasıl geçilir?
- 1
Müşteri ve araç kartlarını açın
Gelen her araç için bir kez kart açılır; sonraki gelişlerde plakayı yazmak yeter.
- 2
Araç kabulünde iş emrini başlatın
Kilometre, şikâyet ve gerekiyorsa fotoğraf o an kayda girer.
- 3
Parça ve işçiliği iş ilerledikçe ekleyin
Usta işi yaptıkça satırlar eklenir; iş sonunda hatırlamaya çalışmazsınız.
- 4
Durumu güncelleyin, müşteriye haber verin
"Hazır" olunca müşteri bilgilendirilir; telefon trafiği azalır.
- 5
Aynı kayıttan faturaya geçin
Kalemler yeniden yazılmadan faturaya aktarılır, tahsilat iş emrine bağlanır.